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| 少し前のライフログ取得システムのイメージ、今なら、スマホだけでできる。 |
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| iPhoneによるライフログの記録測定結果 |
【私の論評】ライフログは仕事の役に立つ!!仕事を記録しなければ、人生大きな部分の記録が欠落する!!
先日放送された、クローズアップ現代「自分の人生、どこまで記録？～広がる“ライフログ”～」に関しては、以下のURLをご覧ください。こちらから、ご覧になってください。動画の一部と、全部を文章化したものをご覧になることができます。
http://www.nhk.or.jp/gendai/kiroku/detail_3180.html
さて、上の対談何回かのシリーズになるそうですから、ライフログに興味のある方は、上のNHKクローズアップとともに、是非ご覧になってください。
さて、このように、かなり使われるようになり、社会的にも認知度が高まったライフログですが、上の記事や番組などでも、ライフログといえば、事例として私生活ばかりのことが掲載されています。私は、ライフログは、私生活でも重要ですが、それととも、いわゆる仕事でも、これからは、かなり重要になってくるのではないかと思います。これに関しては、以前でも、簡単に述べたのですが、本日は、上の記事や、NHKでも掲載されて、社会的認知度がさらに高まったと思いますので、再度別な角度から掲載します。
以前も、ドラッカーが計画を立案する前に、時間を計測することの重要性を力説していたことを述べましたが、ドラッカーは、そこからさらに一歩踏み込んで「成果をあげるための時間管理」を提唱しています。本日は、これについて掲載するとともに、ドラッカーのいうことと、ライフログの関係について、述べようと思います。
なお、ドラッカーの語っていたことに関しては、ドラッカー図解というサイトから以下に引用させていだきます。
ドラッカーは次のように述べています。
私の観察によれば、成果をあげる者は仕事からスタートしない。時間からスタートする。計画からもスタートしない。何に時間がとられているかを明らかにすることからスタートする。次に、時間を管理すべく、自分の時間を奪おうとする非生産的な要求を退ける。そして最後に、その結果得られた時間を大きくまとめる。すなわち、時間を記録し、管理し、まとめるという三つの段階が、成果をあげるための時間管理の基本となる。
使える時間には、「こまぎれの時間」と「まとまった時間」があります。できるだけ時間をまとめようとしても、どうしても「こまぎれの時間」は残ります。
「まとまった時間」を有効に使うには、「こまぎれの時間」にできることはそこで終わらせておいて、「まとまった時間」に持ち込まないようにしないといけないのだと思います。
ところがそれがなかなか実践できず、「こまぎれの時間」に終わらせておけばいいようなことがはみ出してしまって、「まとまった時間」を奪っていく、そのために「まとまった時間」に本来やりたかった一番大事な作業が十分にできない、僕がよく陥ることです。
上の図で2番目に挙げた「やる必要のないことをやめる」をもっと進めないとダメだなーと思っています。
成果につながらないのに時間がかかっていること。
これを見つけて削らないといけないのですが、それを見つけるには図で1番目に挙げた「何に使っているか時間を記録」しないとですね。
さて、時間間管理の仕方そのものの原理は、上記で十分説明されているので、ここでは、それについては、詳細はのべません。この通り遂行すれば、良いことです。
しかし、なぜ時間管理をしなければならないかということには、少し補足を加えます。たとえば、企画を立案するとか、新しくルールを設定するとか、システムを構築するとか、多くの人のコンセンサスを得るための、ミーティングをするとか、それも、単純なものではなく、複雑で規模も大きいものであり、いわば、知識労働者の本質ともいうべき事柄には、どうしても、まとまった時間を必要とします。同じ3時間かけるとしても、細切れのものを足して3時間では、できるものもできなくなります。だからこそ、ドラッカーの言っている時間管理が重要になってくるのです。
そうして、これが、十分にできていない組織では、昼間には、本質的な事柄に割く時間がなく、細切れに時間を使うとか、雑用ばかりやっていて、結局時間が足りなくなって、残業続きということになりがちです。そうして、それが恒常的になっており、多く仕事が、注意力散漫な状態で行われますます、時間がなくなっていくという、スパイラルに落ち込んでいく。そんな、馬鹿なことは避けるとうために、この管理が重要なのです。
ある業界トップクラスの大手スーパーで昔、営業店舗において、個々人がどのような時間の使い方をしているかを調査したところ、驚くべきことに、残業時間を入れても、賞味5時間程度しか実際には仕事の時間がなかったという驚くべき結果になったといいます。しかも、これでも、良いほうであるという結果でした。
少なくとも、1日8時間は働いているはずですし、残業時間も入れれば、もっと長時間働いているはずなのに、なぜ、そのようなことになったかといえば、たとえば、段取りが悪すぎて、売り場を作るときに、その場ではじめて、必要なものがわかって、それを取りに行ったりとか、仕事の手順が悪くて、待ち時間ができて、待っている時間があるとか、かなり無駄時間があったそうです。
これは、先のドラッカーの管理術の例でいえば、段取り、打ち合わせなど、多く時間を割くべきときに、雑用で、時間が、こまぎれとなり、十分段取りや、打ち合わせなどできずに、本題の仕事に入ってしまい、その場で、考えたり、道具をそろえたり、話し合いを行ったりと無駄に時間が費やされていたということです。
さて、スーパーなどでは、昔から、大まかにいって業務をルーチンワーク(固定業務)、変動する業務(変動業務)と分類して、仕事の種類、手順など決めて、作業割り当てを実施して、無駄時間ができないように、工夫しています。ちなみに、固定業務とは、店を営業していようといまいと、実施しなければならない業務です。清掃・掃除・メンテナンスなどは、その典型的なものです。変動業務とは、売上が上がれば上がるほど増える業務のことです。棚出しとか、キャッシャーなどの売上に直接かかわる業務です。
固定業務に関しては、日々何回とか、月何回とか、頻度と時間と手順を予め決めておく。変動業務に関しては、比例定数など求めて、いわゆる、売上がいくらだと、どのくらい業務が発生するなどのことをきめておく。こうしたことで、予め月どの程度の業務が、発生するか予測がたち、それに向けて、人を用意すれば良いわけです。
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さて、営業店舗では、お客様がいらした場合、嫌がおうでも、業務をしなければならないことから、先のように、確かに従来は無駄もあったのですが、それでも現場では、無駄は出にくい環境にあると思います。どんなにちんたらしていてもお客さまがいらしたら、それに対応しないわけにはいきません。工場だってそうです。機械が動けば嫌がおうでも業務を遂行しなければならない環境に追い込まれます。
しかし、スーパーであっても、たとえば、スーパーの本部あたりであれば、直接お客様を相手する業務ではないですから、多くの時間は、個人の裁量に任されている部分もあります。どの会社でも、直接顧客を相手にする部門ではない部署があります。そういうところは、成果が目に見えてすぐにわかるということはないので、スーパーなどの現場よりも、さらに、意図して意識して、ドラッカー流の時間管理をしていかなければ、無駄だらけになってしまいます。
さて、ドラッカーが、時間管理のことを考えたり、著書に掲載したときには、スマホはおろか、携帯電話すらない時代です。もっぱら、手書きで、ノートや手帳に記録をとったものと思います。しかし、現代では、携帯電話もあり、さらには、スマホがあります。スマホの場合、ライフログ機能を使って、記録をとれば、場所、画像、動画、文書でタグなどの形式ですばやく、正確に記録をとることができます。特に、画像で残しておけば、そのときには気づかなかったことまで、残っていることもあります。
工場や、スーパーなどでは、動作研究などするため、時間を計測する人を配置して、実際にストップウォッチなどを持たせて、実際の業務の時間を計測していたこともあります。今後、こうした作業は、スマホでライフログをとることによりできるようになったということです。
今後、様々な職場で、業務のライフログを取るようになると思います。そうして、現在でも、個々人で、ライフログは、簡単に取ることができるようになっています。しかし、現在では、個々人の私生活のログにばかり焦点が合わせられていますが、いずれ、ドラッカーが提唱しているような、時間管理のためのライフログをとることが、当たり前に行われるようになると思います。それようのアプリなども開発されつつあります。
【私の論評】
