Google Apps-情報の共有化をスムーズに!

　　日本大学が米グーグルのSaaS形式のアプリケーションスイート「Google Apps Education Edition」（Google Apps）を導入した。すでに利用を開始していて、当初は7学部約3万人の学生が利用。最終的には全学部10万人がGoogle Appsを使う。ライセンス費用は無料。上は、日本大学のGoogle　Appsのドメインに入るときの入力画面。

あなたのオフィスで、パソコンで遊んでいる人はいませんか。情報を共有化するとか、なんとかで、日々パソコンをいじっていたりするのだが、一体何をしているのかさっぱりわからない人とか・・・・・?

一生懸命になって、リンクを構築したり、共有化のために何かをやっているようで、アクセスや、エクセルなどいじって小難しい顔をしているのに、何をしているのか良くわからない人。

先日もあるブログをみていたら、ある小さな会社の女性が、webで情報を共有するとか、部長も賛同してくれているなどということが書かれているのを見たことがあります。これは、まったく無駄です。この部長さんは典型的なIT音痴なのだと思います。効率化を追求するつもりが、非効率の追及になっています。

大規模に全社的に全く新たに戦略的にITに取り組むのなら、話は別ですが、通常の情報共有とか、部単位とか、もっと小さな単位で情報の共有化を行うなら、もっと手ごろな方法があり、余計な時間も費やさないですむ方法があります。

それが、Google Apps(アプリケーションズ)です。

Googl Appsは、

コラボレーションの未来形 - コストも手間も省いた新しいホスティング型アプリケーション サービスです。典型的なweb2.0的サービス群です。(小難しい表現ですが、要するにパソコンとインターネットがある環境であれば、ほとんど手間もコストもなく、すぐに使えますよという意味)

コミュニケーション

独自のドメインで Gmail、Google カレンダー、Google トークのアカウントをユーザーに提供できます。あなたのドメインがユーザー コミュニケーションの場になります。

　
コラボレーション

Docs & Spreadsheets にはオンラインの文書管理に加えて、ファイル共有やリアルタイムに同時編集ができるなど強力なコラボレーション機能があります。 ドメインのトップになる「スタート ページ」には、メールボックスやカレンダーのほか、お知らせ情報など独自のコンテンツも追加できます。

導入もメンテも手間いらずすべてのサービスを Google がホスティングしますので、ハードウェアやソフトウェアのインストールなどは不要で、設定や保守も簡単です。 技術的な専門知識がなくても、すぐにご導入できます。

Google Appなら以下のような多様な使い方ができます。
小規模ビジネス向けに　　　　詳細
企業 向けに　　　　　　　　　　詳細
教育機関向けに 　　　　　　　詳細
家族やグループ向けに　　　詳細

私もすでに使っていますが、文書、スプレッドシート、カレンダーなど共有でき非常に便利です。メールにファイルを添付して発信して、相手が開いて確認をして、またファイルを添付して送ってきて、それを開いてどうのこうのなどという面倒なことはもう必要ありません。こんなことをやっていると、最終的にはどれが元でどれが、違うのかまでわからなくなってしまうことがあります。

一つのファイルを複数の人間で見ることができます。文書を例にとります。一つの文書を複数の人間で、同時にも、違った時間にも見ることができます。ある文書を校正して、そのままにしておくと、コラボレーションを許可された人のみが、それを見ることができます。そこで、その人はもともとの文書と、校正内容をみて、これでよければ、同一の文書の中に、校了のサインを入れておくなどします。そうすると、メールでのやりとりなしに、すべてができてしまいます。手間もほとんどいりません。感覚としては、自分のパソコンのファイルをただ、開いて仕事をしているという感覚です。しかも、この作業、自分のパソコンでなくてもできます。インターネットに接続できる環境にあれば、職場だろうが、自宅だろうが、インターネットカフェだろうが、友人・知人のパソコンであろうが、どこてでもできます。

この内容を見て、何?メール使えばいいんじゃないのとか、だからどうしたの、などと言っている人は、先ほどの部長さんみたいなものだと思います。実際に使ってみないと、その便利さ、効率性は理解できません。小規模で使うなら無料でできます。皆さん、是非試してみてください。メールだけを使ってコミュニケーションを図ることの非効率性が体感できます。