2009年4月2日木曜日

パソコン内での「ファイルの迷子」7割が経験あり~ファイル迷子経験のない人は「きれい好き」?―解決法は「整理をしなこと」?

パソコン内での「ファイルの迷子」7割が経験あり~ファイル迷子経験のない人は「きれい好き」? (この内容すでにご存知の方は、この項は読み飛ばしてください)


パソコン内でファイルをどこに保存したか分からなくなり、迷子にしてしまったことがある人はどのくらいいるのだろうか。それを示したのが上のグラフだ。このアンケートは20代から40代のネットユーザー を対象に調査、有効回答数380名の回答を集計した。うち、自宅や職場でパソコンを利用しているのは344名(90.5%)。 ファイルの保存場所(フォルダなど)を決めているかと聞いたところ、45.9%が「すべて決めている」と回答。「すべて決めていない」のは3.2%にとど まり、「決めているものと決めていないものがある」が50.9%を占め、性別、年代別による差はほとんどなかった。

解決法は「整理をしないこと」?
私は、パソコンで仕事をしている人は、おそらく全員がファイルの迷子の経験があると思います。そうでないというひとは、三通りだと思います。

まずは、作業でも、仕事でもパソコンをそもそも使っていない人。これは、当然だと思います。

それからパソコンを使って作業のみをしている人もファイルを迷子にすることはないと思います。定型業務だけで、後は使わない場合は、そんな心配はまずありません。

最後に、パソコンを使って仕事をしているが、ファイルを迷子にしない方法を幸いにも人に聴いたり、書籍などで学んで知っているので、迷子にしたことがないというものです。私は、今はこのタイプだと思います。

私も、10年以上前までは良くファイルを迷子にしていましたが、10年くらい前からは、ほんど迷子にすることはなくなりました。

これは、数々の失敗や、ファイルの整理法などいくつもやってみて結果です。アマゾンドット・コムで売っているその手の書籍などに書いてあるようなことはすべて試したといっても過言ではありません。何度もやって、たどりついた悟りの境地とでもいえるかもしれません。

その方法とは意外なものです。それは「ファイルを整理しない」というものです。こんなことをいうと、とんでもない苦労していろいろ整理しているのに、そんな馬鹿なと思う方もいらっしゃるかもしれません。しかし、私自身も最初この方法を思いついたとき、そんな馬鹿なと思い、インターネットで調べてみたところ、いわゆる情報の達人と言われる人の中には似たようなことを言っている人が多いことに驚きました。

それから、自信を持ってその方法を実践しているのですが、確かに今まで本格的ファイルを迷子にしたことはありません。

ちょっと勿体ぶりましたが、その方法を簡単に掲載します。整理はしないといいながら、ファイル格納のための手順ははっきり決めてその手順にいつも従っています。

手順とは、言っても、従来のようにフォルダに「業務用」などとして整理はしません。

フォルダには、「0903」などという名前にします。これは、09年3月という意味です。その月の作業ファイルとか、その月に完了した仕事関連のファイルを格納します。

4月になれば、「0904」というフォルダをつくり、当月実施の作業ファイルなどを格納します。また、3月で終了しなかった作業ファイルについても、こちらに移します。

これを繰り返します。そうすると、1年間で12のフォルダができあがります。年度の変わり目に、たとえば、「2009」というフォルダをつくり、0904~1003のフォルダ群を全部「2009」というフォルダに移します。

これをずっと繰り返します。なお、ドキュメントの種類など全くお構いなしです。写真であろが、ワードであろうが、PDFであろうが、お構いなしにその月にやったものはその月のフォルダに入れます。

だから、私のハードディスクのディレクトリーには、1998、1999、2000、・・・・・・2007、2008というフォルダと、直近で使用している0903、0904などというフォルダがあるだけです。すっきりしています。

こうすると、最初は不安でしたが、この中さえみれば、必ずファイルが入っているわけですから、探すだけです、人間の記憶はだいたい夏とか、秋とか、何月くらいにやったものというのが多いですが、当該の季節な月を探せば、たいていはすぐに見つかります。人によっては、ファイル名や拡張子など工夫する人もいるようですが、私はそれはやりません。

こうすると、迷子にはなりません。必ずこれらのどこかにはあるはすですから、見つかるまで探せばよいわけです。こういうことをしばらくしていましが、ほとんど不都合はありませんでした。まず、3年前くらいのものだと、すぐに出てきます。さすがに、3年を超えるとすぐに探し出せないものもでてきますが、しかし、3年以上前のものであれば、きちんと整理したいたとしても、そうなってしまう場合が多いのではないかと思います。

さらに、数年前には、グーグルディスクトップができたので、これも併用しています。これだと、さらに探す手間も省けます。それよりも、なによりも、わざわざ定期的か不定期に、整理をするなどという手間からは完全に解放されます。すでに終わってしまったことに関して、整理するなどというのは本当に無駄時間だと思います。こういうことに時間を使うくらいなら、もっとクリエィティブなことに時間を費やすべきだと思います。

これは、私独自の方法ですが、「整理をしない」ということを基本にして、手順をつくって管理すれば、ファイルの迷子などということはなくなると思います。「整理をする」などという発想でやると、扱う情報量が多い人ほど大変なことになります。どんなに分類方法を工夫したとても、その分類方法が仕事の内容によって、適してる適していないは変っていきます。それから、分類しようのないものが出てきて、「その他」などに入れ始めるとますます、わからなくなります。迷子ファイルをなくす要諦は「整理」をしないことです。皆さんも試してみては。

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2 件のコメント:

こばやし さんのコメント...

こんにちは。
こういうやり方もありますよね。
参考にしてみます。

山田 豊 さんのコメント...

こばやし様 コメント有り難うございます。私のこのやり方、厳密には異なるのですが、「超整理法」で有名な野口先生の方法を参考にしています。
やはり、整理をしないということでは共通しています。
まともに整理しだすと、情報を大量に扱う人など、とてつもない時間をついやさなければならなくなります。
そんなことはやめたほうが良いです。

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